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Formato de la matriz legal de una empresa

a matriz legal de una empresa es un requisito del Decreto 1072 de 2015. Conozca en este artículo las columnas que debe incluir en esta matriz.

Modelo de matriz de requisitos legales sugerido por el SENA

El formato de la matriz legal de una empresa es una colección ordenada de normas (resoluciones, decretos, leyes, etc) colocadas en filas y columnas. Más allá de los criterios para elaborar una matriz de requisitos legales del SG-SST, en este artículo se abordará el detalle de cada una de las columnas que se deben incluir en el archivo de la matriz.

Se recomienda utilizar para este archivo una hoja de cálculo como Microsoft Excel, OpenOffice Calc o Google Docs por su facilidad para manejar grandes cantidades de filas y columnas y sus herramientas para la creación de filtros y búsquedas.

No existe una guía técnica que determine el formato para la matriz legal de una empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.

Encabezado de la matriz legal de una empresa

La matriz legal debe iniciar con un encabezado que incluya la identificación de la empresa y del documento. Estos campos pueden variar dependiendo del sistema de gestión documental que tenga la empresa.

La empresa

Si la empresa o entidad cuenta con un formato establecido para los documentos, puede incorporarlo en la matriz para mantener la imagen corporativa. Algunas empresas incluyen el logo en el encabezado del documento, otras solo escriben en texto el nombre de la compañía y otras empresas realizan una combinación.

Como parte de la identidad corporativa se puede incluir:

Logo de la empresa
Nombre de la empresa
NIT o identificación

Información del documento

Debe incluirse en el encabezado el título del documento que se está elaborando, por ejemplo: “Matriz legal” o “Matriz de requisitos legales”.

El parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 dice:

“Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”.

Teniendo en cuenta que la matriz debe ser actualizada periódicamente, se debe incluir como parte de la información del documento la fecha de actualización y el nombre de la persona que hizo la última actualización. Algunos responsables incluyen también la fecha de creación del documento.

Como parte de la información del documento puede incluir:

Título del documento
Fecha de la última actualización
Responsable de la última actualización

Columnas necesarias en la matriz legal de una empresa

La matriz legal de una empresa deberá tener en cad fila una norma y en cada columna las características de la norma. Se describen a continuación algunas columnas mínimas que se recomienda incluir:

La norma

Se debe indicar el tipo de norma (decreto, resolución, ley, acuerdo, etc), el número de la norma y el año de expedición.

En algunas matrices se puede encontrar una columna con toda la información:

Presentación de la norma en la matriz legal de una empresa

También se pueden utilizar dos o tres columnas para almacenar la información de la norma

Presentación de la norma en 3 columnas

Si se considera importante, se puede adicionar una columna para incluir el nombre de la entidad que emitió la norma. Ejemplo: Ministerio de Trabajo.

En el curso de 50 horas para responsables del SG-SST el SENA sugiere incluir:

Una clasificación de la norma que identifique si es general o específica.
La disposición que regula la norma, usualmente el título de la norma (Ejemplo: Código Sustantivo del Trabajo) o la temática tratada en la norma (exámenes médicos), esto puede llegar a ser muy útil al filtrar y buscar normas que se relacionan.

Ver el modelo de matriz legal creado por el SENA.

Artículos aplicables

Se debe incluir una columna para enumerar los artículos aplicables de la norma, es decir, aquellos de los cuales se debe dejar evidencia de su cumplimiento. Cada artículo debe ir acompañado de la descripción del requisito, es decir, un texto resumen sobre lo que trata la norma o los artículos especificados.

La matriz de requisitos legales de una empresa puede tener tantas filas como sea necesario. En algunas empresas se utiliza una fila por cada norma y en una sola casilla se escriben todos los artículos que se tienen que cumplir.

Presentación de una norma por fila de la matriz

En otras empresas se utiliza una fila por cada artículo que se debe cumplir.

Presentación de una fila por artículo

Se pueden realizar combinaciones de los dos esquemas de presentación. Usualmente se agrupan los artículos cuando la forma de evidenciar su cumplimiento es la misma y se separan en varias filas cuando cada artículo tiene una forma de evidenciarse diferente.

Evidencia de cumplimiento

La información que no puede falta es la evidencia de cumplimiento de la normatividad, porque esto es lo que será exigible por el funcionario del Ministerio de Trabajo, por el inspector de la ARL, por la alta dirección o por un auditor.

La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en el Decreto 1072 de 2015 como:

“Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las ‘actividades propias e inherentes de su actividad productiva,los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”. (Artículo 2.2.4.6.2).

Esta definición muestra uno de los cambios más importantes incorporados por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el SG-SST no es un sistema de papel, es un sistema de evidencias de las gestión de la empresa.

La presentación de la evidencia puede incluir:

Descripción de la evidencia
Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
Observaciones

Puede ser más detallada incluyendo la fecha y la persona que generó la evidencia:

Fecha de la evidencia
Nombre de quien generó la evidencia
Ubicación de la evidencia

En algunos casos se puede incluir el cargo que es responsable del cumplimiento de la normatividad, esto se usa principalmente en empresas grandes donde cada actividad la realiza un rol diferente. En el caso de las microempresas este campo no es necesario si para todas las actividades el responsable va a ser el gerente o propietario.

Se recomienda tener al final un campo de observaciones que se puede usar libremente para hacer aclaraciones sobre las evidencias presentadas, este campo también puede ser utilizado para realizar aclaraciones sobre a qué área de trabajo o sede de la empresa aplica la norma seleccionada.

Historial de cambios de la matriz legal

En algunas empresas se considera importante llevar todo el detalle de las revisiones realizadas al documento y adicionan una hoja con el historial de cambios en los cuales incluyen:

Número de versión del documento
Fecha del cambio
Responsable de realizar el cambio
Descripción de los cambios realizados

Cuando muchas personas están actualizando el documento esta información puede llegar a ser relevante en algún momento, pero en el caso de las microempresas donde usualmente es solo una persona quien modifica el archivo no sería necesario realizar una descripción tan detallada, lo que se recomienda es guardar versiones antes de realizar cambios importantes.

El versionamiento se puede realizar con las opciones disponibles en las hojas de cálculo de escritorio (como Excel), si se utiliza un sistema de hoja de cálculo como el ofrecido por Google Docs, no es necesario preocuparse por el historial de versiones porque estas herramientas guardan automáticamente los cambios realizados y la persona que los realizó.

Independiente del programa de software utilizado, se recomienda guardar al menos una copia de la matriz legal cada año dado que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13 dice:

“Artículo 13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. protegidos contra daño. deterioro o pérdida… el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”.

Cómo implementar el SG-SST

ecreto 1072 de 2015 obliga a las empresas a tener un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Conozca cómo implementar el SG-SST de su empresa.

Conozca nuestra guía sobre cómo implementar el SG-SST

Este artículo fue publicado hace más de un año y algunas de las referencias normativas pueden estar desactualizadas. Si detecta algún error, por favor repórtelo a través de nuestro formulario de contacto.

Con la expedición del Decreto 1072 de 2015 ya no hay alternativa: todas las empresas con más de un trabajador deben implementar el nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Así las cosas, la prioridad es definir cómo implementar el SG-SST y poner en marcha este nuevo modelo.

El tema cobra importancia si se toma en cuenta que el SG-SST es una estructura integral, que abarca a la organización en su conjunto. El sistema no solamente cobija a los empleados de la empresa, sino también a los contratistas, subcontratistas y proveedores.

¿Cuáles son entonces los pasos a seguir? Básicamente se trata de llevar a cabo cinco actividades.

1. Diseñar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo

La política de Seguridad y Salud en el Trabajo contiene los lineamientos fundamentales del sistema de gestión. No puede ser generalista, sino que se debe adaptar a las características específicas y al tamaño de la organización. Su redacción tiene que ser clara, precisa y concisa.

La norma exige que el documento final sea firmado por el representante legal de la empresa. El contenido se debe difundir a todos los miembros de la organización, y demás partes interesadas, y tiene que revisarse una vez al año.

Una vez definida la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario formular los objetivos de dicha política. Estos, deben enfocarse en tres puntos:

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, y establecer los controles respectivos.
Proteger la seguridad y la salud de todos los miembros de la organización, mediante un proceso de mejora continua del sistema.
Cumplir con las normas vigentes en la materia.

2. Operacionalizar el SG-SST

Este punto se refiere a las acciones que deben llevarse a cabo para poner en marcha el sistema. Incluye los siguientes elementos:

Definición de obligaciones. Supone establecer las obligaciones puntuales que deben cumplir los empleados, contratistas y las ARL, en relación con el Sistema de Gestión.

Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo. Consiste en el diseño de un programa de capacitación que esté enfocado a formar a los trabajadores en los aspectos que el SG-SST exige. Este programa debe ser revisado anualmente. También incluye la elaboración de un programa de inducción dirigido a todos los trabajadores de la organización, sin tomar en cuenta su modalidad de contratación.

3. Producción y conservación de documentos del SG-SST

El Decreto 1072 de 2015 exige que se elaboren una serie de documentos, a saber:

Política del SG-SST
Definición de responsables
Identificación anual de peligros
Informes (condiciones de salud, programa de capacitación, procedimientos e instructivos, soportes de convocatoria y elección de COPASST)
Reporte de investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales
Análisis de vulnerabilidad y planes de emergencia
Registros de las inspecciones
Matriz legal actualizada
Evidencias para el control de los documentos

De igual manera, la norma indica que algunos documentos deben conservarse por un lapso mínimo de 20 años. Estos son:

Resultado del perfil epidemiológico
Resultado de las mediciones ambientales
Resultados de los programas de vigilancia epidemiológica
Registros de capacitación, formación y entrenamiento
Registro de la entrega de Equipos de Protección Personal (EPP)

4. Gestión de la comunicación en el SG-SST

El Decreto indica que es necesario definir unos mecanismos eficaces para recibir, tramitar y responder a las comunicaciones relacionadas con el sistema. Esto aplica tanto para las comunicaciones internas como para las externas.

También se debe garantizar que todos los trabajadores y contratistas conozcan qué es y cómo funciona el SG-SST.

Finalmente, toda empresa debe contar con canales que hagan posible la participación del personal dentro del sistema.

5. Planificación del SG-SST

Para llevar a cabo el proceso de planificación se deben tomar en cuenta dos grandes componentes: la identificación de peligros y valoración de riesgos, y la evaluación inicial del programa de gestión.

La identificación de peligros y valoración de riesgos permite detectar los factores que atentan contra la seguridad y la salud de los trabajadores. También hace posible determinar el nivel de gravedad de esas amenazas. Corresponde a lo que anteriormente se conocía como “panorama de riesgos”.

Respecto a la evaluación inicial del programa de gestión, su propósito es definir los peligros prioritarios. Implica tanto la actualización de la información sobre los riesgos que se habían detectado con anterioridad, como la incorporación de los nuevos riesgos identificados.

La evaluación inicial debe incluir la revisión de estos componentes:

Matriz legal
Matriz de identificación de peligros
Análisis de vulnerabilidad
Plan de emergencia
Evaluación de las medidas de control
Cumplimiento del programa de capacitación
Evaluación de puestos de trabajo
Evaluación de programas de vigilancia epidemiológica
Estadísticas de enfermedad y accidentes
Registro de indicadores
Diagnóstico de las condiciones de salud

A partir de toda esa información se elabora el plan de trabajo anual, que debe contener objetivos, metas, actividades, responsables, cronograma y recursos. Es importante recalcar que el plan de trabajo debe

Consecuencias de no implementar el SG-SST a tiempo

ida de contratos con el Estado y disminución de las ventas pueden ser algunas de las consecuencias de no implementar el SG-SST a tiempo.

Las ventas pueden caer como consecuencia de no implementar el SG-SST

El Ministerio de Trabajo se vio en la obligación de extender el plazo previsto inicialmente para que las pequeñas empresas implementaran en un 100% el nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), consagrado mediante el Decreto 1072 de 2015. Todo indica que son muchas las organizaciones que parecen no haber comprendido las graves consecuencias de no implementar el SG-SST. Por esa razón, el gobierno tuvo que extender el plazo por un año más.

De todos modos, resulta previsible que el Ministerio de Trabajo intensifique las visitas de los inspectores para verificar los avances en el cumplimiento de la norma. También resulta predecible que algunas organizaciones se vean comprometidas en multas y sanciones si no inician los procesos necesarios para hacer efectiva la ley.

Estas son algunas de las consecuencias a las que se exponen, no solo las pequeñas, sino también las medianas y grandes empresas, que todavía no adelantan el proceso de implementación del SG-SST.

Sin SG-SST no hay contratos con el Estado

El Estado es el primer cliente potencial que pierden las empresas renuentes a implementar con eficiencia el SG-SST. Sería un contrasentido que no fuera el mismo Estado el primero en hacer valer las normas que él mismo promulgó en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

A partir de los vencimientos, las empresas y dependencias del Estado tendrán que incluir la implementación del SG-SST como un requisito habilitante para poder contratar con el sector público. De modo que, en poco tiempo, cualquier organización que no haya comprendido el contexto y muestre falencias en el desarrollo del nuevo sistema de gestión, va a quedar virtualmente marginada.

Es precisamente este ejemplo el que utiliza el SENA en el curso virtual de 50 horas que desarrolló para el Ministerio de Trabajo y que está orientado a capacitar a todos los responsables del SG-SST que no cuentan con estudios previos en salud ocupacional.

Todavía hay quienes piensan que todo lo relacionado con el SG-SST no es más que un obstáculo para las empresas. Se trata de una perspectiva obtusa, en la medida en que no están tomando en cuenta que, en el fondo, se trata de un esquema que a la larga les va a permitir ser más competitivos y proteger sus recursos y su patrimonio.

Cada empresa es la primera que gana al reducir el impacto de los accidentes y las enfermedades laborales. Gana en tiempo, en dinero y en eficiencia. Al lado de ella también gana el trabajador, la sociedad y el país. En últimas, la implementación del SG-SST es un desafío a la eficiencia y a la capacidad gerencial de las empresas nacionales.

Consecuencias de no implementar el SG-SST: Multas y sanciones

El SG-SST no es un capricho legal ni una medida burocrática. Se pensó y se consolidó como respuesta a la necesidad fundamental de contar con un entorno de trabajo seguro para todos los que entren en contacto con él. Nadie tiene por qué pagar con su salud o su vida por la desidia de otros frente a los riesgos y peligros.

El Ministerio de Trabajo ha tratado por todos los medios de crear conciencia en las empresas frente a esa realidad. No se trata solamente de un compromiso político, sino de un elemento determinante para cumplir con los Tratados de Libre Comercio ya suscritos y para responder eficazmente a los mandatos de la ley y a las reivindicaciones de los trabajadores.

Las consecuencias de no implementar el SG-SST, o de implementarlo en forma deficiente, pueden ser funestas. Los efectos de esa negligencia pueden ser significativamente costosos. Vale recordar que el gobierno nacional, mediante el Decreto 472 de 2015, fijó el monto de las multas y el alcance de las sanciones por estos hechos.

En el caso de muerte de un trabajador, las multas van desde 20 hasta 1.000 salarios mínimos, dependiendo del tamaño de la empresa y de la causa del deceso. Según el nivel de gravedad del hecho, la empresa también se expone a una suspensión que puede ir desde los tres días, hasta el cierre definitivo.

Estas sanciones también se extienden a los casos de enfermedad laboral causada por la inobservancia de las normas de salud ocupacional, o incluso por deficiencias en los reportes de accidentes y enfermedades.

Y no se debe olvidar que el empleador también está obligado a indemnizar al trabajador, en caso de que el accidente, o el factor de riesgo haya afectado la salud o la integridad del empleado, por negligencia en la implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo. Por lo anterior, multas y sanciones son algunas de las consecuencias de no implementar el SG-SST.

El SG-SST es requisito excluyente para concretar negociaciones

Una de las grandes innovaciones contenidas en el Decreto 1072 de 2015 es que amarró el margen de maniobra de las empresas a la implementación del SG-SST en cada una de ellas. Ahora las organizaciones tienen la obligación de constatar que tanto sus proveedores, como sus contratistas y subcontratistas cuenten con un sistema de gestiónque se ajuste plenamente a las normas establecidas para la seguridad y salud en el trabajo.

Esta medida no es opcional, sino totalmente obligatoria. En la práctica, esto significa que la compañía debe abstenerse de realizar negociaciones o contratar con individuos o entidades que no cumplan con las normativas vigentes en materia de SG-SST.

De seguro, las empresas más grandes no van a pasar por alto esta directriz. Sería absurdo que inviertan grandes recursos en implementar su propio SG-SST y luego vayan a exponerse a una sanción por contratar o negociar con otras organizaciones que no lo hagan. Por eso se puede afirmar que no implementar adecuadamente el SG-SST se traduce en un importante recorte de negocios potenciales.

Perder a clientes actuales o no poder pasar el proceso de selección de proveedores pueden ser consecuencias de no implementar el SG-SST.

Las visitas de los inspectores pueden dar lugar a sanciones

Todos los empresarios colombianos están obligados a implementar un SG-SSST acorde con los parámetros y las reglamentaciones contenidas en el Decreto 1072 de 2015. Dicha medida fijó unos plazos, de acuerdo con el número de empleados de cada empresa. Sin embargo, muchos gerentes parecen confundidos: el plazo no comienza a contar cuando se cumplan las fechas, sino que ya está en marcha.

Esto quiere decir que aunque no se hayan vencido los plazos para que algunas empresas implementen el SG-SST, el Ministerio tiene la facultad de sancionarlos si no presentan avances significativos en el proceso.

Prueba de ello son las inspecciones que Mintrabajo viene realizando aleatoriamente y que buscan verificar los avances en la puesta en marcha del nuevo sistema. Si a juicio del inspector los resultados no son satisfactorios, la empresa se expone a recibir multas y sanciones. Es claro que el Ministerio pretende encontrar casos que sirvan de ejemplo para que el empresariado comprenda que se trata de un asunto serio.

En este artículo se ha hecho más énfasis en las consecuencias de no implementar el SG-SST para el empleador, sin embargo la afectación también es para los trabajadores y sus familias, los contratistas, los proveedores y los visitantes de las empresas.

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