El ciclo PHVA es un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo del SG-SST y que le da solidez a todo el proceso.
PHVA es un procedimiento lógico y por etapas para la mejora continua
El nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), reglamentado por el Decreto 1072 de 2015, como su nombre lo indica, es un sistema de gestión y por eso mismo debe concebirse como un ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Esto garantiza que se implemente como un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo del SG-SST.
En términos generales, este procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo de SG-SST, incluye cuatro pasos o componentes:
Planificar: se deben trazar los planes que permitan mejorar la salud y la seguridad de los trabajadores, definiendo qué se está haciendo de manera incorrecta, o qué se puede hacer de un mejor modo.
Hacer: llevar a cabo las medidas que se han planificado
Verificar: examinar las acciones y procedimientos para comprobar si se están consiguiendo los resultados esperados
Actuar: implementar medidas de mejora para elevar la eficacia de todas las acciones en materia de seguridad y salud en el trabajo
Veamos cada etapa en detalle.
Planificar: el eje central del sistema de gestión
La planificación es el eje sobre el cual se montan todas las demás acciones. Es una etapa que responde a preguntas tales como: ¿Qué se hará para garantizar la salud y seguridad de los trabajadores? ¿Cómo se llevará a cabo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Con quién? ¿Para qué? ¿Cómo se evaluará? ¿Con qué datos?
La planificación es en sí misma un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo de SG-SST.
Hacer: consolidar, informar y documentar
En el componente “Hacer” están incluidas todas aquellas acciones tendientes a concretar o realizar lo definido en los planes. En otras palabras, ejecutar lo planeado. Este paso también comprende acciones como recolección de todos los datos y la información necesaria para hacer seguimiento y evaluación al proceso.
Así mismo, en el “hacer” está comprendida la documentación de todo aquello que se realiza y de aquello que no se ha podido realizar.
Verificar: revisar y detectar vacíos y fracturas
El proceso de verificación es un importante paso dentro del procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo de SG-SST. Se define como una revisión de las acciones y los procedimientos implementados, para evaluar si se han logrado o no los resultados esperados.
Las preguntas esenciales para guiar este importante proceso son: ¿Se llevó a cabo lo planeado? ¿Con qué mecanismos se cuenta para verificar la aplicación del SG-SST? ¿Cuál fue el impacto de los planes y programas en la reducción de incidentes, accidentes y enfermedades laborales?
Actuar: la esencia del mejoramiento continuo
Actuar, en el ciclo PVHA, es un paso crucial para que el sistema se perfeccione progresivamente y se acerque al modelo ideal de cero accidentes fatales y mínimo posible de enfermedades laborales. En esta fase se desarrollan acciones tendientes a incrementar los beneficios en materia de seguridad y salud para los trabajadores.
Los interrogantes que guían este proceso son: ¿Qué se aprendió tras la implementación del SG-SST durante un lapso determinado? ¿Qué fallas o errores no se pueden repetir? ¿Hay aciertos que deberían estandarizarse? ¿Qué se debe mejorar? ¿Cómo se puede mejorar?
¿Cuál es el procedimiento lógico y por etapas?
El Ministerio de Trabajo en su Guía técnica de implementación del SG-SST para Mipymes ha indicado que la implementación del SG-SST exige el cumplimiento de 10 pasos. Esos pasos se ajustan a un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo de SG-SST. Son completamente coherentes con el ciclo PHVA y se correlacionan de la siguiente manera:
PLANIFICAR
Paso 1. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Paso 2. Identificación de peligros, Evaluación, Valoración de los Riesgos y Gestión de los mismos.
Paso 3. Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
Paso 4. Plan de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y asignación de recursos
HACER
Paso 5. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST.
Paso 6. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
Paso 7. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Paso 8. Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con las disposiciones del SG-SST.
VERIFICAR
Paso 9. Medición y evaluación de la gestión en SST.
La matriz de requisitos legales es un documento que contiene la información sobre la normatividad concerniente al SG-SST. Aprenda a elaborarla.
La matriz de requisitos legales debe ser actualizada al menos una vez al año. Foto: Klaiority - Fotolia
Este artículo fue publicado hace más de un año y algunas de las referencias normativas pueden estar desactualizadas. Si detecta algún error, por favor repórtelo a través de nuestro formulario de contacto.
Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda la información sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente. Estas normas y obligaciones legales están moderadas por diferentes mecanismos que buscan que una empresa garantice mediante el evidenciamiento de actividades el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud en el trabajo.
La definición de matriz legal se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2. en donde se define a la matriz legal como:
“24. Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.
Por lo tanto, según esta definición, la matriz de requisitos legales debe actualizarse continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan hacerse a las normatividades utilizadas. Pero además, la matriz de requisitos legales también hace parte de las obligaciones de los empleadores y está constatada en el parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el que menciona que:
“Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”
Además, la matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015.
¿Qué normatividad debe tener una matriz de requisitos legales?
Una matriz de requisitos legales debe estar orientada específicamente hacia las actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones.
A continuación, encontrará cuáles son las normas mediante las que se debe realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:
Normatividad de SG-SST
Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar es la relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las empresas que se encuentran localizadas geográficamente en Colombia. La información sobre el SG-SST se encuentra en el capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’.
Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-SST, también se encuentran tres niveles que componen principalmente la normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad nacional, departamental y local.
Normatividad nacional
Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios o por Departamentos Administrativos.
Por ejemplo, el Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución 2646 de 2008 y el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo deben ser considerados en la matriz de requisitos legales.
Normatividad departamental
Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación que se presenta específicamente en su zona geográfica.
Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible que se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue, Malaria, etc) algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la prevención de la mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta que esto depende exclusivamente del departamento o de la zona donde se realizan las labores.
Normatividad local
Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los que se imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes promueven el regimiento de una ley que favorece a la población.
Por ejemplo, la Alcaldía de Bogotá publica normatividad específica para el manejo de residuos sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad deben cumplir.
Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica, existen otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.
Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa
Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de normatividades adicionales.
Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes como aquellas relacionadas con el sector de construcción o trabajo en alturas, necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones especiales. La Resolución 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajos en alturas es una muestra de la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.
Normas técnicas sectoriales
Al igual que en la construcción o en las instituciones de salud, existen determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas técnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad específica.
Normatividad acogida voluntariamente por la empresa
Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque no es obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto o servicio. Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la empresa está trabajando. También hay empresas que deciden acogerse a normatividades internacionales, por su relación con grupos económicos en el exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser evidenciadas en la matriz de requisitos legales.
¿Cuáles son las principales fuentes para consultar la normatividad vigente en Colombia?
Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus características. Sin embargo, hay normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas en Colombia. Entre estas se encuentra información en medios como las páginas web del Ministerio de Trabajo, la Alcaldía de Bogotá y el Senado de la República que publican y hacen menciones a modificaciones, adiciones o derogaciones de ciertas normas que deben atenderse.
También existe el Diario Oficial que recoge toda la información respecto a la cotidianidad de la normatividad en Colombia. En este diario se incluye todos los cambios que suceden a nivel legislativo en el contexto nacional. Estos están divididos de acuerdo al sector, rama o ministerio para facilitar su búsqueda. Este diario funciona desde 1864, por lo que, la información que contiene se ha convertido en menester para la legislación colombiana.
Por otro lado, la Constitución Política de Colombia no hace parte de la normatividad que se debe tener en cuenta para formar la matriz de requisitos legales. La Constitución aunque determine varias normas que en su generalidad deben ser cumplidas por los empleadores y las empresas, éstas ya han sido reglamentadas mediante leyes, decretos y resoluciones. Al cumplir con estas normatividades se está cumpliendo de forma directa con lo expuesto en el marco de la Constitución Política de Colombia.
¿Cómo se crea evidencia del cumplimiento de la matriz de requisitos legales?
Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en la matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias recomendaciones. El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar redactado de manera clara y entendible. Además debe ser actualizado regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir con la normatividad.
La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año de publicación, su título, los artículos que aplican y el alcance de ésta. Para mantener actualizada esta lista el empleador deberá notificar junto a cada norma utilizada, el plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las fechas de seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de manera específica el plan de acción que se acogerá para cada norma.
De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se deberá demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que compone la matriz de requisitos legales.
La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con SG-SST, como muestra el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015:
“Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.
La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualización y el mantenimiento de actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas. Para tal efecto es necesario poseer un documento que demuestre toda esta información.
¿Cada cuánto se debe actualizar una matriz de requisitos legales de una empresa?
La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa. No basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también se debe reflejar de manera regular cuáles son las actividades que el encargado de SG-SST y los empleados realizan para cumplir con estos requisitos.
La matriz de requisitos legales debe poseer, además de las normas y su información, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea realizada.
Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mínimo realizar y revisar anualmente toda la información respectiva a la matriz de requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido adicionadas, modificadas o derogadas con la intención de mantener el cumplimiento y la actualización de estas normas. Es importante tener en cuenta que después de poseer la normatividad, lo más importante es mantener actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de evidencia.
a matriz legal de una empresa es un requisito del Decreto 1072 de 2015. Conozca en este artículo las columnas que debe incluir en esta matriz.
Modelo de matriz de requisitos legales sugerido por el SENA
El formato de la matriz legal de una empresa es una colección ordenada de normas (resoluciones, decretos, leyes, etc) colocadas en filas y columnas. Más allá de los criterios para elaborar una matriz de requisitos legales del SG-SST, en este artículo se abordará el detalle de cada una de las columnas que se deben incluir en el archivo de la matriz.
Se recomienda utilizar para este archivo una hoja de cálculo como Microsoft Excel, OpenOffice Calc o Google Docs por su facilidad para manejar grandes cantidades de filas y columnas y sus herramientas para la creación de filtros y búsquedas.
No existe una guía técnica que determine el formato para la matriz legal de una empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.
Encabezado de la matriz legal de una empresa
La matriz legal debe iniciar con un encabezado que incluya la identificación de la empresa y del documento. Estos campos pueden variar dependiendo del sistema de gestión documental que tenga la empresa.
La empresa
Si la empresa o entidad cuenta con un formato establecido para los documentos, puede incorporarlo en la matriz para mantener la imagen corporativa. Algunas empresas incluyen el logo en el encabezado del documento, otras solo escriben en texto el nombre de la compañía y otras empresas realizan una combinación.
Como parte de la identidad corporativa se puede incluir:
Logo de la empresa
Nombre de la empresa
NIT o identificación
Información del documento
Debe incluirse en el encabezado el título del documento que se está elaborando, por ejemplo: “Matriz legal” o “Matriz de requisitos legales”.
El parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 dice:
“Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”.
Teniendo en cuenta que la matriz debe ser actualizada periódicamente, se debe incluir como parte de la información del documento la fecha de actualización y el nombre de la persona que hizo la última actualización. Algunos responsables incluyen también la fecha de creación del documento.
Como parte de la información del documento puede incluir:
Título del documento
Fecha de la última actualización
Responsable de la última actualización
Columnas necesarias en la matriz legal de una empresa
La matriz legal de una empresa deberá tener en cad fila una norma y en cada columna las características de la norma. Se describen a continuación algunas columnas mínimas que se recomienda incluir:
La norma
Se debe indicar el tipo de norma (decreto, resolución, ley, acuerdo, etc), el número de la norma y el año de expedición.
En algunas matrices se puede encontrar una columna con toda la información:
Presentación de la norma en la matriz legal de una empresa
También se pueden utilizar dos o tres columnas para almacenar la información de la norma
Presentación de la norma en 3 columnas
Si se considera importante, se puede adicionar una columna para incluir el nombre de la entidad que emitió la norma. Ejemplo: Ministerio de Trabajo.
Una clasificación de la norma que identifique si es general o específica.
La disposición que regula la norma, usualmente el título de la norma (Ejemplo: Código Sustantivo del Trabajo) o la temática tratada en la norma (exámenes médicos), esto puede llegar a ser muy útil al filtrar y buscar normas que se relacionan.
Se debe incluir una columna para enumerar los artículos aplicables de la norma, es decir, aquellos de los cuales se debe dejar evidencia de su cumplimiento. Cada artículo debe ir acompañado de la descripción del requisito, es decir, un texto resumen sobre lo que trata la norma o los artículos especificados.
La matriz de requisitos legales de una empresa puede tener tantas filas como sea necesario. En algunas empresas se utiliza una fila por cada norma y en una sola casilla se escriben todos los artículos que se tienen que cumplir.
Presentación de una norma por fila de la matriz
En otras empresas se utiliza una fila por cada artículo que se debe cumplir.
Presentación de una fila por artículo
Se pueden realizar combinaciones de los dos esquemas de presentación. Usualmente se agrupan los artículos cuando la forma de evidenciar su cumplimiento es la misma y se separan en varias filas cuando cada artículo tiene una forma de evidenciarse diferente.
Evidencia de cumplimiento
La información que no puede falta es la evidencia de cumplimiento de la normatividad, porque esto es lo que será exigible por el funcionario del Ministerio de Trabajo, por el inspector de la ARL, por la alta dirección o por un auditor.
La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en el Decreto 1072 de 2015 como:
“Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las ‘actividades propias e inherentes de su actividad productiva,los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”. (Artículo 2.2.4.6.2).
Esta definición muestra uno de los cambios más importantes incorporados por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el SG-SST no es un sistema de papel, es un sistema de evidencias de las gestión de la empresa.
La presentación de la evidencia puede incluir:
Descripción de la evidencia
Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
Observaciones
Puede ser más detallada incluyendo la fecha y la persona que generó la evidencia:
Fecha de la evidencia
Nombre de quien generó la evidencia
Ubicación de la evidencia
En algunos casos se puede incluir el cargo que es responsable del cumplimiento de la normatividad, esto se usa principalmente en empresas grandes donde cada actividad la realiza un rol diferente. En el caso de las microempresas este campo no es necesario si para todas las actividades el responsable va a ser el gerente o propietario.
Se recomienda tener al final un campo de observaciones que se puede usar libremente para hacer aclaraciones sobre las evidencias presentadas, este campo también puede ser utilizado para realizar aclaraciones sobre a qué área de trabajo o sede de la empresa aplica la norma seleccionada.
Historial de cambios de la matriz legal
En algunas empresas se considera importante llevar todo el detalle de las revisiones realizadas al documento y adicionan una hoja con el historial de cambios en los cuales incluyen:
Número de versión del documento
Fecha del cambio
Responsable de realizar el cambio
Descripción de los cambios realizados
Cuando muchas personas están actualizando el documento esta información puede llegar a ser relevante en algún momento, pero en el caso de las microempresas donde usualmente es solo una persona quien modifica el archivo no sería necesario realizar una descripción tan detallada, lo que se recomienda es guardar versiones antes de realizar cambios importantes.
El versionamiento se puede realizar con las opciones disponibles en las hojas de cálculo de escritorio (como Excel), si se utiliza un sistema de hoja de cálculo como el ofrecido por Google Docs, no es necesario preocuparse por el historial de versiones porque estas herramientas guardan automáticamente los cambios realizados y la persona que los realizó.
Independiente del programa de software utilizado, se recomienda guardar al menos una copia de la matriz legal cada año dado que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13 dice:
“Artículo 13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. protegidos contra daño. deterioro o pérdida… el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”.
Mintrabajo ya comenzó a visitar las empresas para verificar los adelantos en materia de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Un inspector laboral es enviado por Mintrabajo a verificar los avances en SST
Este artículo fue publicado hace más de un año y algunas de las referencias normativas pueden estar desactualizadas. Si detecta algún error, por favor repórtelo a través de nuestro formulario de contacto.
A través de una carta, que ya ha sido enviada a varios gerentes, Mintrabajo anuncia que enviará a un inspector laboral a cada entidad.
Según la misiva del Ministerio de Trabajo, el motivo de la visita es solicitar la “presentación de los adelantos en el diseño y ejecución del SG-SST”. También indican que la organización debe mostrar “los documentos y las evidencias que a la fecha lleva en el diseño y ejecución del SG-SST”.
La comunicación aclara que la visita tiene una duración de dos horas y que es de carácter obligatorio.
La visita debe atenderse en las instalaciones de la empresa y tiene que contar con la participación de un representante de la organización o por el encargado de seguridad y salud en el trabajo.
Aspectos a inspeccionar
Según la comunicación enviada por el Ministerio de Trabajo, el inspector encargado de realizar la visita verificará varios aspectos relacionados con la implementación de lo consagrado en el Decreto 1072 de 2015.
Entre los ítems que son objeto de revisión, están los siguientes:
Planificación
Objetivos del sistema
Estructura
Implementación y operación
Verificación y evaluación
Revisión por la gerencia
En total son 15 puntos a examinar. Algunos de ellos han causado confusión, ya que se remiten a disposiciones anteriores al Decreto 1072 de 2015. El Ministerio de Trabajo aún no aclara por qué razón los incluyó.
Inspecciones tempranas
La notificación de que las visitas de inspección del Ministerio de Trabajo ya comenzaron a realizarse ha causado gran preocupación entre los empresarios. Máxime si se toma en cuenta que todos esperaban tener esas inspecciones solo después de que se cumplieran los plazos para la implementación del SG-SST.
Recordemos que los plazos para llevar a cabo este proceso son los siguientes:
Para empresas de menos de 10 empleados: 18 meses, que se cumplen el 31 de enero de 2017
Para empresas de 10 a 200 trabajadores: 24 meses, que se cumplen el 31 de enero de 2017
Para empresas de más de 200 trabajadores, 30 meses, que se cumplen el 31 de enero de 2017.
Sin embargo, el Ministerio de Trabajo ha decidido realizar inspecciones tempranamente. Es probable que esta medida se haya tomado para prevenir los efectos de la pésima cultura de “última hora”, que predomina en muchas organizaciones.
Implementar el SG-SST es un proceso complejo, que exige tiempo. Aún así, es probable que algunos empresarios sigan pensando que se trata de un “proceso de papel” y que podrán ponerse al día en el último minuto.
Con estas inspecciones, el Ministerio está recordándoles a los empresarios que las cosas han cambiado. Ya no estamos en las épocas en las que la seguridad y la salud en el trabajo eran una carpeta con documentos. Todo lo contrario: el tema se ha convertido en una gran prioridad dentro del sector trabajo.
Cuidado con las sanciones de Mintrabajo
La carta enviada por el Ministerio de Trabajo reitera que “El incumplimiento del diseño e implementación del SG-SST Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, genera multas sucesivas y hasta el cierre de la empresa”.
En otras palabras, el Ministerio está lanzando una voz de alerta a todo el empresariado colombiano. Hay una voluntad clara de hacer cumplir las nuevas normas y ya se han puesto manos a la obra en ese cometido.
Al parecer, las empresas están siendo elegidas al azar. Pero no se debe olvidar que cualquier trabajador y, de hecho, cualquier persona, puede solicitar al Ministerio que inspeccione una organización, si tiene razones para pensar que no está cumpliendo con las normas consignadas en el Decreto 1072 de 2015.
La única forma de evitar posibles multas y sanciones establecidas en el Decreto 472 de 2015, y hasta el cierre de la empresa, es ponerse al día en la implementación del SG-SST. Esto requiere un tiempo prudencial y aplica para TODAS las empresas: grandes, medianas y pequeñas.
ecreto 1072 de 2015 obliga a las empresas a tener un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Conozca cómo implementar el SG-SST de su empresa.
Conozca nuestra guía sobre cómo implementar el SG-SST
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Con la expedición del Decreto 1072 de 2015 ya no hay alternativa: todas las empresas con más de un trabajador deben implementar el nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Así las cosas, la prioridad es definir cómo implementar el SG-SST y poner en marcha este nuevo modelo.
El tema cobra importancia si se toma en cuenta que el SG-SST es una estructura integral, que abarca a la organización en su conjunto. El sistema no solamente cobija a los empleados de la empresa, sino también a los contratistas, subcontratistas y proveedores.
¿Cuáles son entonces los pasos a seguir? Básicamente se trata de llevar a cabo cinco actividades.
1. Diseñar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo
La política de Seguridad y Salud en el Trabajo contiene los lineamientos fundamentales del sistema de gestión. No puede ser generalista, sino que se debe adaptar a las características específicas y al tamaño de la organización. Su redacción tiene que ser clara, precisa y concisa.
La norma exige que el documento final sea firmado por el representante legal de la empresa. El contenido se debe difundir a todos los miembros de la organización, y demás partes interesadas, y tiene que revisarse una vez al año.
Una vez definida la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario formular los objetivos de dicha política. Estos, deben enfocarse en tres puntos:
Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, y establecer los controles respectivos.
Proteger la seguridad y la salud de todos los miembros de la organización, mediante un proceso de mejora continua del sistema.
Cumplir con las normas vigentes en la materia.
2. Operacionalizar el SG-SST
Este punto se refiere a las acciones que deben llevarse a cabo para poner en marcha el sistema. Incluye los siguientes elementos:
Definición de obligaciones. Supone establecer las obligaciones puntuales que deben cumplir los empleados, contratistas y las ARL, en relación con el Sistema de Gestión.
Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo. Consiste en el diseño de un programa de capacitación que esté enfocado a formar a los trabajadores en los aspectos que el SG-SST exige. Este programa debe ser revisado anualmente. También incluye la elaboración de un programa de inducción dirigido a todos los trabajadores de la organización, sin tomar en cuenta su modalidad de contratación.
3. Producción y conservación de documentos del SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 exige que se elaboren una serie de documentos, a saber:
Política del SG-SST
Definición de responsables
Identificación anual de peligros
Informes (condiciones de salud, programa de capacitación, procedimientos e instructivos, soportes de convocatoria y elección de COPASST)
Reporte de investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales
Análisis de vulnerabilidad y planes de emergencia
Registros de las inspecciones
Matriz legal actualizada
Evidencias para el control de los documentos
De igual manera, la norma indica que algunos documentos deben conservarse por un lapso mínimo de 20 años. Estos son:
Resultado del perfil epidemiológico
Resultado de las mediciones ambientales
Resultados de los programas de vigilancia epidemiológica
Registros de capacitación, formación y entrenamiento
Registro de la entrega de Equipos de Protección Personal (EPP)
4. Gestión de la comunicación en el SG-SST
El Decreto indica que es necesario definir unos mecanismos eficaces para recibir, tramitar y responder a las comunicaciones relacionadas con el sistema. Esto aplica tanto para las comunicaciones internas como para las externas.
También se debe garantizar que todos los trabajadores y contratistas conozcan qué es y cómo funciona el SG-SST.
Finalmente, toda empresa debe contar con canales que hagan posible la participación del personal dentro del sistema.
5. Planificación del SG-SST
Para llevar a cabo el proceso de planificación se deben tomar en cuenta dos grandes componentes: la identificación de peligros y valoración de riesgos, y la evaluación inicial del programa de gestión.
La identificación de peligros y valoración de riesgos permite detectar los factores que atentan contra la seguridad y la salud de los trabajadores. También hace posible determinar el nivel de gravedad de esas amenazas. Corresponde a lo que anteriormente se conocía como “panorama de riesgos”.
Respecto a la evaluación inicial del programa de gestión, su propósito es definir los peligros prioritarios. Implica tanto la actualización de la información sobre los riesgos que se habían detectado con anterioridad, como la incorporación de los nuevos riesgos identificados.
La evaluación inicial debe incluir la revisión de estos componentes:
Matriz legal
Matriz de identificación de peligros
Análisis de vulnerabilidad
Plan de emergencia
Evaluación de las medidas de control
Cumplimiento del programa de capacitación
Evaluación de puestos de trabajo
Evaluación de programas de vigilancia epidemiológica
Estadísticas de enfermedad y accidentes
Registro de indicadores
Diagnóstico de las condiciones de salud
A partir de toda esa información se elabora el plan de trabajo anual, que debe contener objetivos, metas, actividades, responsables, cronograma y recursos. Es importante recalcar que el plan de trabajo debe
El Decreto 1072 de 2015 obliga a las empresas a demostrar que desde el 2014 están iniciando su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ajustando sus programas de Salud Ocupacional.
Las caídas son el accidente laboral más común en oficinas
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Los empleadores tienen los siguientes plazos para aplicar lo estipulado en elDecreto 1072 de 2015, ya sea ajustando sus programas de Salud Ocupacional al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), o implementando el sistema por primera vez y deben demostrar que han iniciado las acciones desde 2014:
Los programas de salud ocupacional son uno de los grandes logros de los trabajadores. En Colombia vienen implementándose formalmente desde finales de los años setenta, cuando laLey 9 de 1979dedicó el Título III al particular. Progresivamente fueron ampliándose las normas y procedimientos hasta llegar alDecreto 1295 de 1994, por el cual el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social establece la organización y administración delSistema General de Riesgos Profesionales -SGRP.
El objetivo general del SGRP es la promoción de la seguridad y la salud. Fundamentalmente busca prevenir riesgos en el trabajo, para evitar accidentes y enfermedades laborales. Constituye pues un amplio campo de estudio y de acción, que en los últimos veinte años ha venido adquiriendo rigor profesional. Son muchos los médicos, psicólogos, ingenieros, abogados, y administradores—principalmente— que se han especializado en esta rama, recientemente denominada HSEQ (Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad, por sus siglas en inglés).
Con tantos actores interesados, es razonable que este campo haya tenido una rápida evolución. Cada vez se incorporan procedimientos más novedosos y efectivos.
Precisamente para actualizar la normativa colombiana, se expidió laLey 1562 de 2012, cuyo principal aporte consistió en reemplazar elPrograma de Salud Ocupacional, por elSistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo -SGSST. La reglamentación de esta ley llegó dos años después, con elDecreto 1443 de 2014, el cual constituye un manual para implementar el SG-SST en todas las organizaciones.
Posteriormente, en el año 2015, el gobierno nacional unificó todas las normas laborales en elDecreto Único Reglamentariodel Sector Trabajo. Todo el contenido del decreto 1443 de 2014 quedó unificado en el Libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6 delDecreto 1072 de 2015.
Implementación del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
El nuevo modelo está relacionado coherente con la norma ILO-OSH, 2001, de la International Labour Organization (Organización Internacional del Trabajo -OIT). De ahí que elSistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajoforme parte del Sistema de Gestión de la organización y esté inspirado en el ciclo PHVA[1]; por eso se implementa como un proceso lógico por etapas, que permite el mejoramiento continuo.
Su objetivo es:
ANTICIPAR, RECONOCER, EVALUAR Y CONTROLAR los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo
POLÍTICA
Formalizar por escrito el compromiso del empleador o contratante con la seguridad y la salud en el trabajo. Definir su alcance y abarcar a toda la organización (todos los centros de trabajo y todos los trabajadores incluyendo contratistas y subcontratistas).
ORGANIZACIÓN
Definir las obligaciones del empleador y de la ARL.
Definir las responsabilidades del trabajador.
Conformar el Comité Paritario de SST en organizaciones con más de 10 trabajadores, o asignar un Vigía en SST en las empresas con menor número de empleados.
Capacitar, documentar y comunicar. Realizar capacitaciones.
PLANIFICACIÓN
Identificar los peligros y valorar el riesgo (en todos los procesos, actividades internas o externas, máquinas y equipos).
Realizar la evaluación inicial para establecer el plan de trabajo anual o para actualizar el ya existente.
Formular los objetivos e indicadores del sistema, e indicadores que evalúan el sistema.
APLICACIÓN
Eliminar o sustituir los peligros. Diseñar las medidas de control técnico y administrativo. Seleccionar los equipos y elementos de protección.
Implementar y mantener las disposiciones de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
Definir el procedimiento para evaluar el impacto de los cambios internos (por ejemplo, el cambio en las instalaciones) o externos (por ejemplo el cambio en la legislación) sobre la SST.
Verificar que los proveedores y todos los tipos de trabajadores cumplan las normas SST adoptadas en la organización.
AUDITORIA
Evaluar anualmente el cumplimiento de la política, el resultado de los indicadores, la participación de los trabajadores, los mecanismos de comunicación, la aplicación del sistema en la organización (incluyendo proveedores y contratistas), y la investigación de incidentes, accidentes y enfermedades labores, entre otros.
La alta dirección debe revisar anualmente el sistema, con base en las modificaciones de los procesos, resultados de las auditorías y otros informes.
MEJORAMIENTO
Implementar acciones preventivas y correctivas.
Mejorar continuamente con base en las recomendaciones presentadas por los trabajadores, los cambios en la legislación y los resultados de la auditoría, la revisión y los programas de promoción y prevención.
El SG-SST es consecuente con el Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo, adoptado en 2004 por el Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores, medianteDecisión 584 de la CAN. Este acuerdo se inscribe en el proyecto de región supranacional; para implementarlo, es importante homogeneizar las condiciones laborales. Se trata, en últimas, de una estrategia de fomento para propiciar la cohesión económica, mediante empresas multinacionales y mercados de nivel regional.
No se debe pasar por alto el carácter eminentemente práctico de todo este sistema de gestión: su fin último es evitar que los accidentes e incidentes, por fallas en la prevención de riesgos, afecten el buen desempeño de la empresa; es decir, la producción o la prestación continua y eficiente de servicios, así como los estados financieros y la situación legal. Sin embargo, las bondades de este sistema no benefician solamente al empleador. Los trabajadores ven mejoradas sus condiciones laborales, en la medida en que pueden desempeñarse en ambientes de trabajo que protegen su integridad.
Obligaciones de las empresas en Seguridad y Salud en el Trabajo
Puesto que los procedimientos en materia de SST son más exigentes y minuciosos cada vez, el Decreto 1072 de 2015 en su capítulo 6 puntualiza dos aspectos importantísimos para que la organización no incurra en problemas jurídicos y fiscales por negligencia. El primero de ellos es que el empleador debe cerciorarse de que sus proveedores y contratistas tengan un SG-SST que se ajuste a la normativa; el segundo, que se deben guardar los registros de todo el quehacer del sistema, para soportar documentalmente la existencia y resultados del mismo. Con estos insumos se puede demostrar que los eventuales accidentes ocurren como casos fortuitos y no por negligencia del empleador. De otro modo, el empleador tiene que hacerse cargo del pago correspondiente.
Para efectos del capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015 (antes Decreto 1443 de 2014), la organización o empresa se entiende como la suma de todos los centros de trabajo, todos los tipos de trabajadores e incluso todos los proveedores que estén adscritos. Por su parte, un centro de trabajo “es toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada”. Y la condición de trabajador se mantiene, independientemente de la forma de contratación; por lo tanto, incluye trabajadores dependientes, cooperados, en misión, contratistas y subcontratistas.
Para terminar, se debe resaltar otro elemento que no es menos importante: ningún empleador público o privado está exento de aplicar las directrices para la implementación del SG-SST. Este principio también aplica para empleadores de las empresas de servicios temporales (por ejemplo, consorcios para un proyecto), organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, y los contratantes de personal en modalidad civil, administrativo o comercial. Contrariar lo anterior es causal de sanciones económicas o de cierre temporal o definitivo de la empresa, o una de sus áreas. Las sanciones pecuniarias pueden llegar hasta los 500 SMLMV.
[1] PHVA son las siglas de Planificar, Hacer (lo planificado), Verificar (lo que se hizo) y Actuar (en caso que se requieran mejoras).
